Інформаційна зустріч 29.07.2013: запитання та відповіді

Інформаційна зустріч,
присвячена підготовці повних проектних заявок
на конкурс проектів «Фонд розвитку громадянського суспільства в країнах-сусідах ЄС 2012» і програма «Недержавні структури та місцеві органи влади в діяльності з розвитку 2012-2013, Проекти в країнах-партнерах – Україна»

(29 липня 2013 р.; м. Київ, вул. Володимирська 101, Представництво ЄС в Україні)

Запитання учасників та відповіді, озвучені під час заходу

Сесія «Знай донора»

Запитання 1. Щодо запитань відносно повних проектних заявок, які можна надсилати на електронну адресу delegation-ukraine-tenders@eeas.europa.eu за 21 день до кінцевого терміну подання (р. 2.2.8 Інструкцій для заявників): якою мовою потрібно ставити запитання – лише англійською?

Відповідь 1. Так, рекомендується надсилати запитання англійською англійською. Вони разом із відповідями групуються й виставляються на загальну веб-сторінку конкурсу й повинні бути доступні й зрозумілі всім, оскільки передбачене однакове й рівне ставлення до всіх учасників, серед яких можуть бути представники і не з України.

Запитання 2. Чи може бути отримана відповідь на запитання, надіслане на адресу delegation-ukraine-tenders@eeas.europa.eu (р. 2.2.8 Інструкцій для заявників), раніше ніж за 11 днів?

Відповідь 2. Так, може. В Інструкціях для заявників (р. 2.2.8) зазначається, що запитання ставляться не пізніше ніж за 21 день до кінцевого терміну подання заявок. Представництво ЄС в Україні має обов’язок відповісти відповідь на всі вчасно отримані питання не пізніше ніж 11 днів до кінцевого терміну, опублікувавши їх на веб-сторінці конкурсу.

Запитання 3. На сторінці 9 Інструкцій зазначено, що заявник, якщо він представляє країну ЄС, повинен мати співзаявника з України. Під час інформаційної зустрічі в Представництві ЄС в Україні, що відбулася 23 травня в Києві, було зазначено, що організація повинна мати співзаявника. Яка організація повинна мати співзаявника – українська також, чи лише організація із країни-члена ЄС? Чи всі організації повинні мати співзаявників?

Відповідь 3. Згідно р. 2.1.1 на с. 9 абсолютно всі заявники повинні подавати заявку разом із принаймні одним співзаявником (The applicant must act with at least one co-applicant).

Запитання 4. Як буде оцінюватися те, наскільки повна заявка відповідає концепції проектної пропозиції?

Відповідь 4. І на етапі концепцій проектних пропозицій, і на етапі повних заявок існує оціночний комітет. Його склад на цих двох стадіях може відрізнятись, але основні параметри фіксуються і з концепції проектної пропозиції, і з повної заявки. Якщо певні аспекти/параметри пропозиції змінилися на етапі подання повної заявки, потрібно обов’язково про це зазначити та обґрунтувати необхідність таких змін (зокрема, як зазначено в останньому абзаці р. 2.2.1 повної заявки).

Сесія «Знай свій проект – Бюджет»

Запитання 5. Що є підтверджуючими документами у разі застосування спрощеного розрахунку витрат?

Відповідь 5. Це можуть бути: статистичні дані або інші дані із зовнішніх джерел; минулі дані грантоотримувача, підтверджені аудитом; бухгалтерська інформація грантоотримувача. Такі документи необхідно буде надати на етапі підсисання грантової угоди.

Запитання 6. Чи можуть цінові пропозиції з надання певних видів робіт і послуг, зібрані на момент подачі заявки, бути підтверджуючими документами в разі застосування спрощеного розрахунку витрат?

Відповідь 6. Так. Потрібна інформація, що містить конкретні цифри та підтвердджуючі документи.

Запитання 7. Чи при спрощеному методі розрахунку кожен із бенефіціарів може закласти 60 тис. євро для оплати послуг третім сторонам (проведення конференцій, якихось заходів)?

Відповідь 7. Так. Просимо детально ознайомитися із Додатком К до Інструкцій для заявників.

Запитання 8. Чи залежить потреба проведення зовнішнього фінансового аудиту проекту від обсягу фінансування проекту? Яка сума в бюджеті має бути перебачена на аудит проекту?

Відповідь 8. Якщо сума фінансової допомоги перевищує 100 тис. євро, то аудит обов’язковий. Аудиторський звіт подається разом із фінальним фінансовим звітом за проектом. Сума на проведення зовнішнього фінансового аудиту в бюджеті залежить від специфіки проекту і має бути погодженою з аудиторською компанією, яка його проводитиме. Дані про аудиторську компанію будуть внесені до грантової угоди.

Запитання 9. Чи потрібно обгрунтовувати, чому закладено певний % в статті бюджету, що стосується непередбачених витрат (до 5%)?

Відповідь 9. Так. Відсоток також зажелить від бюджету. Важливо пам’ятати, що це сума для перестраховки (наприклад, для покриття різниці в курсах валют, або різниці вартості залізничних квитків тощо), але не на додаткові види діяльності в межах проекту.

Запитання 10. Якщо, наприклад, на якийсь захід планувалося 50 учасників, а заявників 70 осіб: участь 20-ти незапланованих учасників може бути покрита із непередбачених витрат, якщо це сприяє підвищенню ефективності проекта?

Відповідь 10. Загалом, так. Але потрібно пам’ятати, що використання коштів із цієї статті обов’язково має попередньо затверджуватися з відповідальним менеджером в Представництві ЄС в Україні.

Запитання 11. У бюджеті в розділі «Людські ресурси» (Human resources) в п. 1 є підпункт 1.1.1, що стосується technical staff. Що це за персонал?

Відповідь 11. Technical staff – це професійні в контексті тематики проекта співробітники, ті, хто має експертні тематичні знання в певній галузі.

Запитання 12. Чи Financial identification form має заповнюватися лише заявником, або й співзаявником? Чи потрібно надсилати оригінали підтверджуючих документів, або ж достатньо копій?

Відповідь 12. Підтверджуючі документи, що вказалі в Інструкціях для заявників, завантажуються в PADOR. Financial identification form заповнюється тільки заявником й надсилається в оригіналі.

Запитання 13. Де в бюджеті потрібно відображати передбачену суму на надання фінансової підтримки третім сторонам («субгрантування»)?

Відповідь 13. В розділі 6 «Інші витрати»

Запитання 14. Чи є вимоги стосовно юридичного статусу третьої сторони, якій надається фінансова підтримка («субгрантер»)?

Відповідь 14. Всі критерії та вимоги щодо юридичного статусу субгрантерів мають бути визначені та обґрунтовані в заявці.

Запитання 15. Чи потрібно третім сторонам, яким надається фінансова підтримка («субгрантерам») реєструватися в PADOR?

Відповідь 15. Ні, не потрібно. Лише заявник і співзаявник(-и) мають реєструватися в PADOR.

Запитання 16. Яка рекомендована частка на надання фінансової підтримки третім сторонам («субгрантування») від загального бюджету проекту?

Відповідь 16. Рекомендованої частки немає. Це залежить від специфіки проекту.

Запитання 17. Чи потрібно вказувати в заявці джерела співфінансування? Чи достатньо вказати відсоток та суму?

Відповідь 17. Співфінансування не може бути із коштів/бюджету ЄС, але може, наприклад, бути від окремих країн ЄС (зокрема, через програми посольств країн-членів ЄС). Потрібно вказувати відсоток і джерело співфінансування.

Сесія «Знай свій проект»

Запитання 18. Чи можна давати лінки на електронні, он-лайн джерела, ресурси в заявці на якусь важливу інформацію (наприклад, що підтверджує існуючу співпрацю між організацією та органами влади та інше)?

Відповідь 18. Зазвичай, оціночний комітет отримує паперові версії заявок для їх оцінювання. Тому важливо давати в тексті заявки коротке пояснення/інформацію одним-двома реченнями.

Запитання 19. Чи потрібно додавати CV експертів для підтвердження п.1.2 в таблиці оцінки?

Відповідь 19. Можна додавати у вигляді додатка, але краще декількома реченням зазначити основні факти, що підтверджують рівень «технічної експертизи» (професійних знань з тематики проекту), в самій заявці.

Сесія «Логічна матриця»

Запитання 20. Чи має стовпчик «Assumptions» в логічній матриці завжди негативну конотацію?

Відповідь 20. Ні. В цьому стовпчику зазначаються всі критичні речі, що впливають/ можуть вплинути на реалізацію проекту. Варто зазначатися ті «Assumptions», що безпосередньо можуть вплинути на Ваш проект.

Запитання 21. Яка ієрархія між Action и Activity? Що є частиною іншого?

Відповідь 21. Відповідно до термінології ЄК, Action – це Ваш проект, а Activity – діяльність/ види діяльності в його межах.

Сесія «Відкриті запитання»

Запитання 22. Чи для опису кожного проекту в розділах форми повної заявки, що стосується опису досвіду заявника та співзаявників (п. 2.1.7 та п. 2.1.8), передбачено по 1 сторінці?

Відповідь 22. Так, на кожен проект передбачено до 1 сторінки.

Запитання 23. Оригінали яких додатків потрібно обов’язково надсилати? Чи можна надіслати скановану версію додатків? Що потрібно подавати на CD?

Відповідь 23. Подається оригінал форми повної заявки. Якщо, наприклад, немає об’єктивної можливості додати оригінал мандату для співзаявників, то можна надіслати скановану копію, але пізніше потрібно буде надати оригінал. На CD подається абсолютно точно такий самий набір документів, що й в паперовому вигляді.

Запитання 24. Чи потрібно додавати листи підтримки, інші документи, що підтверджували би співфінансування проекту?

Відповідь 24. На етапі подання заявки співфінансування відображається підписом в Декларації заявника, яким ви підтверджуєте те, що вся вказана інформація є правильною та достовірною. Ніяких додаткових документів на цьому етапі не потрібно. Можна вказати джерело співфінансування, якщо на етапі подання повної заявки воно відоме, або ж не вказувати, якщо воно невідоме.

Запитання 25. Які є рекомендації стосовно підготовки інформації щодо процедур внутрішньої оцінки проекту (не зовнішньої)?

Відповідь 25. Процедура внутрішньої оцінки проекту залежить від проекту і його специфіки. Потрібно детально розписати всю процедуру, індикатори, їх використання, методологію тощо.

Запитання 26. Чи є якісь вимоги щодо відсотку зайнятості technical staff (Професійного персоналі)?

Відповідь 26. Таких вимог немає. Головне, щоб вказувався відсоток зайнятості в проекті.

Запитання 27. Чи потрібно заповнювати “Justification of Budget for the Action” (листок 2, Додатку В «Бюджет» до форми повної заявки) у разі застосування спрощеного розрахунку витрат?

Відповідь 27. Так.

Запитання 28. В чому суть інституційної та фінансової стійкості проекту (institutional and financial sustainability)?

Відповідь 28. Інституційна стійкість демонструє те, що проект може створити, розвинути щось на інституційному рівні, наприклад, утвориться, посилиться нова організація, структура, мережа, комітет тощо для вирішення певного важливого питання. Фінансова стійкість демонструє те, чи передбачена певна робота/моменти в проекті (наприклад співпраця з органами влади, іншими структурами), що б дало можливість створити умови для отримання фінансової підтримки Вашої започаткованої ініціативи в майбутньому.

Запитання 29. Стосовно зовнішнього фінансового аудиту: чи в межах всіх проектів він має передбачатися?

Відповідь 29. Так, в межах цього конкурсу всі проекти мають передбачати проведення зовнішнього фінансового аудиту і мати закладені в бюджеті кошти на його оплату.

Фасилітатором та співорганізатором Iнформаційної зустрічі виступив Проект технічної підтримки «Посилення спроможностей організацій громадянського суспільства сприяти проведенню реформ та підвищенню публічної підзвітності в країнах Східного партнерства», який реалізується Консорціумом організацій на чолі з Фондом Конрада Аденауера за підтримки Європейського Союзу. В Україні проект впроваджується ІСАР «Єднання».